Účinná od 15. 9. 2026
Tahle smlouva se týká údajů zákazníků vaší provozovny – lidí, kteří se u vás objednávají. Ty údaje jsou vaše: vy jste správce, my jen zpracovatel, který s nimi nakládá podle vašich pokynů.
Smlouva je uzavřena společně s registrací do služby a je součástí obchodních podmínek.
1. Předmět
Zpracováváme pro vás osobní údaje vašich zákazníků v rozsahu nutném k poskytování služby WebRecepce.
Účel: přijímání a správa rezervací, komunikace se zákazníky (telefon, SMS, e-mail, chat) a vedení jejich evidence.
Doba: po dobu trvání smlouvy a dvanáct měsíců po jejím ukončení.
2. Jaké údaje a čí
Kategorie osob: zákazníci a zájemci vaší provozovny.
Kategorie údajů:
- jméno, telefon, e-mail, případně adresa,
- údaje o rezervacích a jejich historii,
- poznámky, které si u zákazníka vedete,
- vlastní pole, která si sami nadefinujete,
- nahrávky a přepisy hovorů s hlasovou asistentkou,
- přepisy konverzací v chatu,
- souhlasy s marketingovým oslovením a jejich původ.
Zvláštní kategorie údajů (například údaje o zdravotním stavu) do systému ukládat nemáte. Pokud to váš obor vyžaduje, ozvěte se nám předem – běžné nastavení služby na to není určené.
3. Naše povinnosti
Zavazujeme se, že:
- budeme údaje zpracovávat jen podle vašich pokynů,
- zajistíme mlčenlivost všech, kdo k údajům mají přístup,
- přijmeme přiměřená technická a organizační opatření (šifrované spojení, oddělení dat jednotlivých provozoven, omezení přístupů podle rolí, šifrování citlivých údajů v databázi),
- budeme vám nápomocni při vyřizování žádostí vašich zákazníků,
- oznámíme vám bez zbytečného odkladu porušení zabezpečení,
- po skončení smlouvy údaje smažeme, nebo je na vaši žádost předáme.
Přístup k vašim datům mají jen naši pracovníci, kteří je potřebují k řešení technických potíží, a jen v nezbytném rozsahu.
4. Další zpracovatelé
K poskytování služby využíváme další zpracovatele. Souhlasíte s jejich zapojením; seznam je v zásadách zpracování a zahrnuje zejména poskytovatele telefonie, umělé inteligence, odesílání SMS a e-mailů a platební bránu.
O záměru zpracovatele změnit nebo přidat vás budeme informovat nejméně třicet dnů předem. Můžete vznést námitku; pokud ji nevyřešíme, máte právo smlouvu ukončit.
5. Co je na vás
Odpovídáte za to, že máte k údajům, které do systému vložíte, právní titul – zejména při hromadném importu kontaktů.
Marketingové oslovování vyžaduje souhlas. Systém sám hlídá, že nabídková volání jdou jen zákazníkům, kteří souhlas dali. Servisní sdělení o existujícím vztahu (blížící se konec platnosti, připomenutí termínu) toto omezení nemají; posoudit, co je co, je na vás.
Odpovídáte také za to, koho ze svých lidí do portálu pustíte a jaká mu dáte oprávnění.
6. Kontrola
Na vyžádání vám poskytneme informace potřebné k doložení plnění této smlouvy. Máte právo na audit; termín se domluví předem a náklady nad rámec běžné součinnosti nese žadatel.
7. Odpovědnost
Odpovědnost se řídí nařízením GDPR a obchodními podmínkami. Omezení odpovědnosti v obchodních podmínkách se nevztahuje na případy, kdy je takové omezení zakázáno.